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档案寄存托管全面解决方案

    

    档案寄存托管中心介绍
    宝葫芦集团档案寄存托管中心依托集团在档案行业全产业链覆盖的优势,以领先的行业地位、强大的市场开拓能力、持续发展的创新能力及以客户为中心的方案形成能力为基础,结合线上线下的服务模式,为事业单位、金融行业等各类客户提供安全、便捷、专业的档案和商业文档寄存托管服务。

    作为国家批准的“档案寄存托管类定点企业”,宝葫芦集团严格按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)、《档案馆建设标准》、《馆库技术规范暂行规定》等标准设计建造,配有调档室、消毒室、仓库、工作办公室等,具备防潮、防尘、防光(紫外线)、防震、防雷、防有害生物、恒温恒湿等“十防”功能,配套设施包括视频监控系统、门禁系统、红外线报警系统、公安110联动报警机制、密集架、货架等,并配备档案专业背景的专职管理人员,有效保证服务质量。


    档案寄存托管全面解决方案
    宝葫芦集团档案寄存托管全面解决方案是为了满足客户需求,进一步完善信息外包服务“4S店”内涵,推出的一项服务。是集存储中心、销毁中心、数据处理中心、消毒中心为一体的一站式档案服务中心。主要解决社会各行业在档案管理方面所面临的库房空间不足、库房条件不达标、档案管理不专业、档案管理人员缺乏、档案管理成本高昂等问题。


    档案装具
    为满足客户单位需求,宝葫芦档案寄存托管中心采用两类档案装具。专用货架便于大量的票据、凭证、单据等箱装保存,方便、简单,保管条件符合文件资料的短、中、长期保存;密集架便于重要档案实体的保存,主要针对保存保管期限较长、保存要求较高、档案利用价值较长远的档案,标准、规范,保管条件符合国家档案管理部门的相关标准。
    库房通风
    宝葫芦档案寄存托管中心的每层按方位设置为一个大库房,档案托管库房地面到顶部空间较大,各列、架之间留有一定距离,且相隔距离符合国家库房相关要求,库房内档案装具的摆放,按国家档案装具摆放规定与该库房的窗口垂直,便于库房通风、消防、出入库、上架、巡查等。同时,每个库房分别安装有除湿设备和通风窗户等。
    库房内控
   宝葫芦档案寄存托管中心库区内部设计按国家库房建设规定:库房区与办公区隔离,每个库房均有2个出入口,按档案库房温湿度标准严格控制。为方便客户调阅档案,设有独立的客户服务中心,配备客户服务大厅及临时查档室;同时,还备有客户单位租赁库区。托管的档案采取“三人取档”的安全防范措施,并有严格档案出入库登记制度。
    库房防护
    防水、防潮:库房选址有先天优势,避免台风及水雾对档案的影响,整个库房地基高于水平地面50cm以上,并定期检查库房排水设施。恒温恒湿系统采用先进的自动恒温恒湿设备,完全满足档案寄存的温湿度要求。
    防尘、防高温、防有害气体:周边无化工、药物、垃圾处理等厂;库房门窗密封性好;室内常处恒温恒湿状态;密集架设有防尘板;独立的清风系统,档案进库前先除尘,定时清扫,当空气有污染时,库房门窗进行密封处理。同时,每个库房均设立粉尘检测点,时刻检测库房的粉尘情况。
    防霉、防虫、防鼠:恒温恒湿系统能有效抑制有害生物、细菌的生长;库房内所有排风管道、排气排水孔均设不锈钢网罩;一楼设有专门的熏蒸室,档案入库前也可根据状况进行熏蒸处理;在库房门边配备防鼠板及仿声驱鼠设备等。
    防光(紫外线):库房配置定制遮阳窗帘;库室内照明亮度小于100勒克斯。
    库房管理
    库房综合管理系统以数字档案馆综合业务管理系统的库房管理模块为基础,通过集成RFID、温湿度监控、智能密集架等技术,实现对托管中心库房业务(档案入库、借阅、盘点等)流程的信息化和智慧化管理。
    节约成本
    客户无需再进行基础性、服务性建设,有效减少人力、物力、财力的浪费。
    客户每年只需花费少量的费用,就可以将文件档案保管在宝葫芦档案寄存托管中心的标准保管库中,实现文档异地管理,相较于客户自行保管,具有明显的成本优势。客户选择宝葫芦档案寄存托管中心进行文档异地,租用办公室可不用再考虑档案存放的区域,更不用购置保管档案的设备、配备专业的档案管理人员,极大的降低了企业档案保管的人力、物力、财力成本。全流程实体档案托管服务,彻底解放客户档案管理的人力、物力、财力,实现客户实体档案管理效益最大化。
    安全保障
    规避档案损坏、档案丢失、信息泄密、查找不易等相关风险。
    宝葫芦档案寄存托管中心从以下几个方面进行客户档案的风险管理措施:首先,由于文件与电子文档进行了异地保管,确保了发生在客户办公室内的任何突发事件都不会对托管的档案造成影响;其次,集团拥有完善的档案管理系统,确保档案利用快捷,配备专业档案管理人员确保档案使用安全,有高标准的档案保管库房确保档案实体安全,有专业的保安队伍与先进的消防措施也会大大降低或防范风险的发生。


    提高效率
    可有效帮助客户提升工作效率,强化档案标准运营管理理念。
    客户只需在单位范围内采用统一的归档文件管理体系,就可以实现对文件的妥善管理,这样既节约了时间又节省了人力与资源的消耗。同时,宝葫芦集团档案寄存托管中心为客户提供一系列包括在线服务系统在内的工具,来帮助客户实现在线管理,利用条形码追踪服务追踪管理自己档案与托管资料。


 


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